(一)向海基會申請驗證情形
依「臺灣地區與大陸地區人民關係條例」第7條規定：「在大陸地區製作之文書，經行政院設立或指定之機構或委託之民間團體驗證者，推定為真正。」故當事人提出在中國大陸製作之文書，為辨明其真偽，依據我方法令規定或主管機關要求，必須先經海基會驗證後，再據以辦理相關事宜者(例如：婚姻登記、死亡除戶、扶養中國大陸親屬、繼承、請領各項給付等)，則該等中國大陸文書依「兩岸公證書使用查證協議」，須先在中國大陸當地涉臺公證處辦理公證，再持向海基會申請驗證。

(二)如何在中國大陸辦理涉臺公證書

1. 中國大陸製作之文書如欲在我方使用，應先持該文書正本向中國大陸當地縣(市)有辦理涉臺事務之公證處辦理公證書，敘明在臺使用，並由該公證處將公證書副本經由該省(自治區、直轄市)公證協會(詳本手冊附表四)依上述協議以公函寄交本會，以供查驗；當事人則將公證書正本送交本會申請驗證後，持本會核發之證明向我方主管機關辦理相關事宜。
2. 中國大陸各縣、市均有涉臺公證處，可以撥114查號臺查到當地縣、市政府司法局電話，再向司法局洽詢涉臺公證處之地址、電話。此外，也可以透過中國公證網(http://www.chinanotary.org.cn)首頁左下方的「全國公證機構查詢」功能，查到當地公證處的訊息，然後撥打該公證處電話問明有無辦理涉臺公證書，再去申辦。
3. 中國大陸製作之公證書副本，係由核發公證書之公證處透過該省(自治區、直轄市)公證協會以公文寄送海基會，因此需要適當之作業時間，由於中國大陸幅員廣闊，各地狀況不一，副本寄達時間自公證日期起算，約需1個月左右。

(三)向海基會申請文書驗證應備文件

1. 親自來會辦理者，須繳交公證書正本、有效身分證明文件影本(身分證或駕照或護照或貼有相片之健保卡；如係中國大陸人民，則為移民署發給的入出境許可證件)，並須提出該證件正本以供查驗。
2. 授權他人辦理者，代理人應出示有效身分證明文件正本，另須繳交授權人簽名或蓋章之授權書、授權人有效身分證明文件影本。
3. 如係以法人為申請人，另須提出足資證明法人存在(如公司執照、公司營利事業登記證、公司變更登記事項表等)及負責人身分之證明文件。(授權書上授權人欄應填寫公司名稱、負責人姓名，並蓋公司大小章。)
4. 如係以郵寄辦理，應檢附文書驗證申請書、公證書正本及提供申請人身分證正、反面影本一份；代理他人申請者，另須繳交申請人簽名或蓋章之授權書及代理人身分證正、反面影本一份，以掛號郵寄「臺北市中山區北安路 536 號 1 樓，財團法人海峽交流基金會」辦理。
5. 繳費方式：
   (1)親自來會辦理者，每一個字號公證書驗證費用為新臺幣300元，申請加發驗證證明副本者，每一份加收新臺幣150元；以郵寄方式辦理者，申請人應購買受款人為「海基會」之匯票或現金新臺幣300元，加發驗證證明副本，每一份加收新臺幣150元。
   (2)在中國大陸以郵寄方式申請，每一字號公證書應繳納美金10元，申請加發驗證證明副本者，每一份加收美金5元。

(四)海基會驗證方式

1. 本會驗證之方式，係核驗申請人提出之中國大陸縣(市)公證處出具之公證書正本與該省(自治區、直轄市)公證協會依協議寄交之同字號公證書副本，若二者相符，公證書內容無明顯違反法令、國家利益，或有悖於公共秩序、善良風俗或有其他不當情形等不予受理情形，且無待查證之疑點，經驗證屬實者，應驗發文件證明。
2. 因驗證程序須俟接獲中國大陸方面寄來公證書副本始能進行，如當事人提出申請時，公證書副本已寄達本會，本會得依「馬上辦」作業可於1小時內完成驗證。如本會尚未接獲公證書副本，則將於副本達後7個工作天內完成驗證，再依當事人指定方式，以掛號郵寄或通知親領。(本會中區及南區服務處僅受理中國大陸公證書副本寄達本會之文書驗證馬上辦作業)。

(五)海基會辦理文書驗證地址

1. 海基會聯合服務中心
   ▪地址：臺北市中山區北安路 536 號1樓
   ▪電話：886-2-21757000
   法律服務專線：886-2-25335995
   ▪櫃檯及電話服務時間：上午9 時至下午5 時，例假日休息。
   ▪文書驗證馬上辦收件時間：上午9 時至下午4 時30 分，例假日休息。
2. 中區服務處
   ▪地址：臺中市南屯區干城街95號自強樓1樓(黎明新村內)
   ▪電話：886-4-22548108
   ▪櫃檯及電話服務時間：上午8 時30 分至下午5 時，例假日休息。
   ▪文書驗證馬上辦收件時間： 上午8 時30 分至下午4 時30 分，例假日休息。
3. 南區服務處
   ▪地址：高雄市苓雅區政南街6號(行政院南部聯合服務中心6樓)
   ▪電話：886-7-2135245
   ▪櫃檯及電話服務時間：上午8時30分至下午5 時，例假日休息。
   ▪文書驗證馬上辦收件時間：
   上午8 時30 分至下午4 時30 分，例假日休息。海基會「民眾查詢文書驗證申辦進度系統」網址：https://sefapplyap.sef.org.tw。